Ile kosztuje automatyzacja w małej firmie i jak policzyć, czy się opłaci

„Ile to kosztuje?” to pierwsze pytanie, które słyszę na każdej rozmowie. Uczciwa odpowiedź brzmi: zależy od zadania. Ale „to zależy” nic Ci nie mówi, więc w tym wpisie rozpisuję, od czego dokładnie zależy cena, jakie koszty pojawiają się po wdrożeniu i jak samemu policzyć, czy automatyzacja się opłaci.

Moja cena wyjściowa jest podana w cenniku na stronie głównej. Tu skupiam się na tym, co ją podnosi albo obniża.

Od czego zależy cena automatyzacji

Cenę wyznacza głównie czas pracy potrzebny do zbudowania i przetestowania rozwiązania. Ten czas rośnie wraz z:

• Liczbą kroków. „Formularz trafia do arkusza” to jeden krok. „Formularz trafia do arkusza, tworzy dokument, wysyła go klientowi i dodaje termin do kalendarza” to cztery.
• Liczbą połączonych systemów. Każdy program, z którym automatyzacja ma rozmawiać, to osobne połączenie do zbudowania i przetestowania.
• Jakością danych. Uporządkowany arkusz to szybka praca. Dane rozrzucone po mailach, PDF-ach i zdjęciach wymagają więcej pracy, często z pomocą AI.
• Udziałem AI. Jeśli automatyzacja ma coś zrozumieć (przeczytać maila, odpowiedzieć klientowi, rozpoznać dokument), trzeba ją dłużej testować, a działanie modelu AI kosztuje przy każdym użyciu.
• Wyjątkami. Im więcej sytuacji typu „a jeśli klient zapłaci tylko część?”, tym więcej pracy.

W praktyce dzielę zlecenia na trzy rodzaje: małe automatyzacje jednego zadania, średnie łączące kilka systemów i agentów AI, którzy samodzielnie obsługują rozmowy lub dokumenty. Wycenę dostajesz po bezpłatnej rozmowie, na piśmie, zanim cokolwiek zapłacisz.

Koszty po wdrożeniu

Automatyzacja nie kończy się w dniu przekazania. Warto od początku wiedzieć, co będzie kosztować co miesiąc:

• Serwer lub platforma. Część automatyzacji działa za darmo w narzędziach, które już masz, na przykład w Google Workspace. Inne potrzebują serwera albo abonamentu na platformie typu Make czy Zapier.
• Model AI. Płaci się za użycie, zwykle grosze za pojedyncze zadanie. Przy dużej liczbie rozmów lub dokumentów warto to policzyć.
• SMS-y i wiadomości. Bramka SMS pobiera opłatę za każdą wysłaną wiadomość.
• Opieka. Gdy zmienia się Twój proces albo któryś program zmienia sposób działania, ktoś musi dostosować automatyzację.

Koszty narzędzi i serwera podaję osobno, przy wycenie, żeby nic Cię nie zaskoczyło. Pierwszy miesiąc opieki jest u mnie bezpłatny, a później jej koszt zależy od wielkości rozwiązania.

Jak policzyć, czy automatyzacja się opłaci

Wystarczą trzy liczby:

1. Ile minut zajmuje zadanie jednorazowo.
2. Ile razy w miesiącu je wykonujesz.
3. Ile kosztuje godzina pracy osoby, która je robi. Jeśli to Ty, wpisz tyle, ile zarabiasz w tym czasie na klientach.

Przykład: zadanie trwa 20 minut i powtarza się 40 razy w miesiącu. To około 13 godzin miesięcznie. Przy stawce 60 zł za godzinę to około 800 zł miesięcznie, czyli prawie 10 000 zł rocznie, wydawanych na jedną nudną czynność.

Na stronie głównej jest kalkulator, który policzy to za Ciebie. Jeśli roczny koszt zadania jest kilka razy wyższy niż cena automatyzacji, to dobry kandydat.

Jak wygląda płatność

Połowę płacisz na start, a resztę dopiero wtedy, gdy wszystko z uzgodnionej mapy procesu działa. Potem przez kilka tygodni poprawiam błędy bezpłatnie. Jeśli coś nie działa tak, jak ustaliliśmy, nie płacisz drugiej części, dopóki tego nie naprawię.

Na co uważać przy wycenach

• Brak wyceny na piśmie. Zakres i cena powinny być spisane, zanim zapłacisz.
• Niejasne koszty miesięczne. Zapytaj, ile będą kosztować serwer, abonamenty i AI po wdrożeniu.
• Uzależnienie od wykonawcy. Zapytaj, kto będzie właścicielem kont, danych i rozwiązania, i spisz to w umowie.
• Obietnice bez pokrycia. „Zaoszczędzisz 20 godzin tygodniowo” bez znajomości Twojej firmy to marketing, nie wycena.

Najczęstsze pytania

Chcesz konkretną wycenę?

Umów bezpłatną rozmowę. Opowiesz mi o zadaniu, a ja powiem, ile będzie kosztować budowa, ile utrzymanie i czy w ogóle warto.