Przypomnienia o czynszu dla 40 najemców jednym kliknięciem: case study
Prawdziwe wdrożenie dla właściciela około 40 mieszkań: przypomnienia o czynszu SMS-em i mailem jednym kliknięciem. Kilka sekund zamiast godziny dziennie.
Codziennie ta sama czynność: otworzyć listę najemców, sprawdzić kwoty i napisać do każdego osobno, ile i do kiedy ma zapłacić. Przy około 40 mieszkaniach to około godziny pracy dziennie. Do tego każdy nowy najemca oznaczał kolejną serię ręcznych wiadomości: powitanie, instrukcje, terminy płatności.
Zbudowałem dla tego właściciela dwie automatyzacje, które zdjęły mu to z głowy. Zamiast godziny dziennie zajmuje mu to teraz kilka sekund. Poniżej pokazuję, jak działają i kiedy podobne rozwiązanie ma sens w Twojej firmie.
Problem: przypomnienia pisane ręcznie, jedno po drugim
Właściciel portfela około 40 lokali na wynajem codziennie wysyłał przypomnienia o płatnościach. Każda wiadomość była trochę inna: inne imię, inna kwota, inny lokal. Nie dało się wysłać jednej wiadomości do wszystkich.
Wyglądało to tak:
- Otwarcie arkusza z najemcami i kwotami.
- Skopiowanie danych pierwszego najemcy.
- Napisanie SMS-a lub maila z kwotą i terminem.
- Powtórzenie tego dla każdego z około 40 najemców.
Drugi problem pojawiał się przy każdej nowej umowie. Nowy najemca dostawał powitanie, instrukcje dotyczące wprowadzenia się i harmonogram płatności. Za każdym razem pisane od nowa.
Rozwiązanie: dwie połączone automatyzacje w n8n
Zbudowałem dwie automatyzacje w n8n, narzędziu do łączenia aplikacji i budowania przepływów pracy. Dane najemców zostały tam, gdzie były, czyli w Arkuszach Google.
Pierwsza: przypomnienia jednym kliknięciem. Właściciel uruchamia ją jednym przyciskiem. Automatyzacja czyta arkusz, dla każdego najemcy składa wiadomość z jego imieniem, kwotą i terminem i wysyła ją SMS-em oraz mailem. Do wszystkich naraz, w kilka sekund.
Druga: powitanie nowego najemcy. Uruchamia się sama, gdy pojawia się nowa umowa. Najemca dostaje wiadomość powitalną, instrukcje dotyczące wprowadzenia się i informację o nadchodzących terminach płatności. Bez żadnej ręcznej pracy.
Właściciel zachował kontrolę: to on decyduje, kiedy wysłać przypomnienia, a dane zmienia w znanym sobie arkuszu.
Ile to oszczędza
Około godziny dziennie na samych przypomnieniach to kilka pełnych tygodni pracy w roku, a do tego dochodzą wiadomości dla każdego nowego najemcy. Teraz to kilka sekund.
Ważniejsze od godzin jest jednak to, że przypomnienia wychodzą zawsze, o czasie i bez pomyłek w kwotach. Nie zależą od tego, czy właściciel ma akurat wolną godzinę.
Policz, ile podobne zadanie kosztuje Cię dziś, w kalkulatorze na stronie głównej.
Dla kogo takie rozwiązanie
Podobna automatyzacja sprawdzi się, gdy:
- wysyłasz regularnie te same wiadomości do wielu osób,
- dane (imiona, kwoty, terminy) masz już w arkuszu lub systemie,
- spóźnione lub zapomniane przypomnienie realnie Cię kosztuje.
Przykłady: wynajem mieszkań i lokali, gabinety i salony (przypomnienia o wizytach), firmy usługowe (przeglądy, serwisy), biura rachunkowe (terminy dokumentów), szkoły i kursy (płatności za zajęcia).
Najczęstsze pytania
Czy automatyczne przypomnienia mogą iść SMS-em?
Tak. W tym wdrożeniu przypomnienia idą jednocześnie SMS-em i mailem. Wysyłka SMS-ów korzysta z bramki SMS, za którą płaci się za wysłane wiadomości, zwykle niewielkie kwoty przy kilkudziesięciu odbiorcach.
Czy przypomnienia mogą wychodzić całkiem same, bez klikania?
Mogą. Ten właściciel wolał uruchamiać je jednym kliknięciem, żeby mieć kontrolę nad momentem wysyłki. Równie dobrze automatyzacja może wysyłać je sama, na przykład co poniedziałek o 9:00 albo kilka dni przed terminem płatności.
Co z danymi najemców i RODO?
Dane zostają w arkuszu właściciela, a automatyzacja korzysta z nich tylko do wysłania wiadomości. Przy wdrożeniu ustalamy, jakie dane są potrzebne i gdzie są przetwarzane, żeby nie zbierać niczego ponad to, co konieczne.
Czy mogę sam zmienić treść wiadomości?
Tak. Treść wiadomości to szablon, który można edytować. Po przekazaniu nagrywam krótki film, który pokazuje, jak to zrobić.
Wysyłasz podobne wiadomości ręcznie?
Umów bezpłatną rozmowę. Sprawdzimy, które wiadomości da się wysyłać automatycznie i ile czasu Ci to zwróci.
